Delegowanie zadań to konieczność, z którą prędzej czy później musi zmierzyć się każdy przedsiębiorca lub menedżer. Bez tego nie jest możliwe działanie firmy i zespołu.
Niestety przekonanie szefów, że wszystko lepiej zrobią sami, często uniemożliwia im rozdzielanie pracy między podwładnych, a kiedy w końcu są zmuszeni do zaangażowania zespołu, robią to źle. Dlatego w tym artykule opowiemy o tym, jak skutecznie delegować zadania pracownikom.
Wybrana osoba musi przede wszystkim być w stanie wykonać zadanie (lub nauczyć się, jak to zrobić) i mieć odpowiednie uprawnienia. Ważne jest, by pracownik miał też na to czas – nie stawiaj na kogoś, kto nie wyrabia się z własnymi zadaniami lub ma na głowie wystarczająco dużo obowiązków. Być może w Twoim zespole jest obiecujący ochotnik, który chętnie weźmie na siebie dodatkowe zobowiązanie.
Jeśli nie masz dużo czasu, postaw na pracownika, który już się sprawdził w danym obszarze i ma doświadczenie. Jeśli jednak możesz sobie na to pozwolić, wybierz kogoś nowego w temacie i przyucz go do realizowania tego konkretnego zadania.
Pracownicy mogą nie wiedzieć dokładnie, czego chcesz i jakich rezultatów oczekujesz, dlatego staraj się jasno i konkretnie wyjaśnić, na czym polega zadanie. Trochę czasu i wysiłku włożonego w wyjaśnienie swoich oczekiwań znacznie pomoże sprawie. Delegując część pracy, musisz:
Pamiętaj również, by pozostawić czas i miejsce na ewentualne pytania pracownika i dodatkowe wyjaśnienia.
Jeśli wiesz, że wykonanie zadania zajmie Ci określoną ilość czasu, nie oczekuj, że ktoś inny wykona je znacznie szybciej, zwłaszcza jeśli delegujesz zadanie komuś z mniejszym doświadczeniem. Pamiętaj, że danie komuś za dużo lub za mało czasu na wykonanie zadania może zepsuć wynik.
Podobnie jest z narzędziami – jeśli oczekujesz, że pracownik wykona należycie powierzone mu obowiązki, dopilnuj, by miał do tego niezbędne narzędzia i materiały. Szczególnie jeśli są skuteczne i sprawdzone.
Jak tylko zadanie zostanie wykonane, przedstaw swojemu zespołowi ewentualne uwagi, pochwal elementy, które zostały wykonane dobrze, a przede wszystkim podziękuj za realizację pracy. Poświęć też czas na omówienie zadania z pracownikami – zapytaj, czy podobało im się doświadczenie i w jakich obszarach chcieliby się rozwijać. W ten sposób nie tylko podnosisz umiejętności swoich podwładnych, ale także inspirujesz ich do aktywniejszego podejścia do rozwoju zawodowego.
Podwładni często skarżą się, że nie czują zaufania ze strony przełożonego, który powierzył im wykonanie zadania. Nic nie jest bardziej frustrujące dla ludzi – i bardziej czasochłonne dla Ciebie – niż mikrozarządzanie. Jeśli wybrałeś pracownika, dałeś mu wystarczająco dużo czasu i zaoferowałeś odpowiednie narzędzia, dlaczego nadal go kontrolujesz? Dlaczego nie wykorzystasz swojego „uwolnionego” czasu na inne sprawy? Jeśli już zdecydowałeś się oddelegować zadania innym, pozwól, by wykonali je samodzielnie, pozostaw im więcej swobody i zaufaj, że zrobią to dobrze.
Zrozum też, że delegowanie zadań nie jest przerzucaniem na innych obowiązków, których nie chcesz i nie lubisz wykonywać.
Zdj. główne: Annie Spratt/unsplash.com
