Wspólna skrzynka dla całego zespołu?! W wielu firmach to ułatwienie

Jednym z najbardziej czasochłonnych wyzwań, przed jakimi stają menedżerowie i właściciele małych firm, jest organizowanie i delegowanie codziennych zadań. 

Czas poświęcony na odpowiadanie klientom czy planowanie spotkań można spożytkować lepiej, gdy cały zespół ma bardziej płynną komunikację. Dlatego wspólna skrzynka odbiorcza (shared inbox) może okazać się dobrym rozwiązaniem problemu, usprawnić współpracę i zapewnić lepsze rozwiązania.

Jak to działa?

Wspólna skrzynka to adres e-mail, do którego mogą uzyskać dostęp różni członkowie zespołu za pośrednictwem własnych kont. Oznacza to, że wiele osób może uzyskać dostęp do firmowych skrzynek, takich jak support@nazwafirmy lub sprzedaz@nazwafirmy, a ich działania są widoczne dla wszystkich osób. Jest to szczególnie przydatne dla dużych i średnich firm, których funkcjonowanie wymaga wdrażania wielokanałowej komunikacji, zarówno wewnętrznej, jak i zewnętrznej. Partnerzy czy klienci, zamiast prosić bezpośrednio o e-maile nazwapracownika@nazwafirmy, będą mogli wysyłać wiadomości do odpowiedniego działu, jednocześnie docierając do całego zespołu.

Funkcje oprogramowania typu shared inbox

Większość współczesnych narzędzi do tworzenia wspólnych skrzynek odbiorczych ma kilka konkretnych funkcji:

• grupowe zarządzanie pocztą e-mail. Możliwość łatwego zarządzania adresami e-mail na jednej stronie, bez konieczności logowania się na inne konta lub przełączania się między ekranami;
• wykrywanie błędów. Dzięki wspólnemu mailowi ​​do obsługi klienta możesz zapobiec sytuacjom, gdy dwie osoby odpowiadają temu samemu klientowi, przypisując przychodzące wiadomości do konkretnych pracowników;
• automatyczne wiadomości e-mail. Większość narzędzi do wspólnej skrzynki odbiorczej umożliwia korzystanie z szablonów i automatycznych odpowiedzi;
• dyskusje wewnętrzne. Korzystanie z wewnętrznych notatek do pozostawiania ważnych informacji bezpośrednio w każdej wiadomości e-mail to oszczędność czasu i spore usprawnienie pracy;
• wgląd i analityka. Śledzenie wydajności czy czasu odpowiedzi na wiadomości może pomóc w osiąganiu celów i zrozumieniu, które obszary należy poprawić.

Problemy rozwiązywane przez wspólne skrzynki odbiorcze

Częścią problemu z regularną zewnętrzną i wewnętrzną komunikacją biznesową jest to, że ważne punkty mogą „zgubić się” w licznych wątkach skrzynki mailowej. Zdarza się również, że pisząc maila, zapominamy o niektórych zadaniach lub pomijamy osoby, które powinny w wątku się znaleźć. Takie sytuacje rodzą nieporozumienia i zmniejszają produktywność.

Rozważmy też taką sytuację. Jedna osoba otwiera oficjalną firmową wiadomość e-mail, w której na liście zadań znajduje się m.in. znalezienie skargi klienta i odpowiedzenia na nią. Pracownik od razu rozmawia na ten temat ze swoim przełożonym i w porozumieniu z nim ustala rozwiązanie. Wydaje się, że wszystko jest w porządku, ale co się stanie, gdy inny członek zespołu odczytał tego samego maila kilka godzin później, znalazł rozwiązanie i podjął kroki w celu jego realizacji. Widzisz, gdzie leży problem?

Nawet jeśli intencje w tym przypadku były dobre, to ewidentnie doszło do nieporozumienia, co świadczy o złej organizacji pracy. To samo może się oczywiście zdarzyć w kontaktach z dostawcami, a nawet współpracownikami. Dlatego niektóre zespoły chcą wdrożyć wspólną skrzynkę odbiorczą dla każdego z działów, aby przechowywać wszystkie istotne informacje i komunikację w jednym miejscu.

Zdj. główne: Solen Feyissa/unsplash.com